CATATAN MATA KULIAH KESEKRETARIATAN

CATATAN MATA KULIAH KESEKRETARIATAN

BAB I

PENDAHULUAN

Pada waktu sekarang jabatan sekretaris nampaknya memiliki daya tarik yang luar biasa.Ratusan calon mahasiswa berkeinginan memasuki berbagai pendidikan sekretaris,baik yang tingkat kursus maupun yang tingkat akademi. Pada umumnya para calon mahasiswa menggambarkan jabatan sekretaris sebagai jabatan yang terhormat, bergaji tinggi serta memiliki wewenang yang luas.

Tetapi sesungguhnya mereka tidak mempunyai gambaran yang tepat tentang apa sebenarnya isi jabatan sekretaris itu. Salah satu tugas sekretaris yang cukup luas adalah dalam bidang tata warkat. Warkat memiliki pengertian yang luas karena mencakup setiap catatan tertulis, bergambar ataupun terekam tentang suatu hal atau peristiwa yang dibuat untuk membantu ingatan. Dengan demikian peranan sekretaris dalam tata warkat berarti peranan sekretaris dalam pengurusan yang berhubungan dengan surat, arsip &guntingan surat kabar.

Tugas seorang sekretaris sangat kompleks dan beragam, sehingga apabila tidak dikuasai, tugas-tugas tersebut akan menghambat pekerjaan pemimpin. Untuk dapat memahami tugas-tugas tersebut diperlukan suatu pedoman praktis, mudah dipahami dan dikerjakan.

Dalam dunia bisnis peran sekretaris sangat menentukan keberhasilan perusahaan dalam mengembangkan usahanya. Pertemuam-pertemuan bisnis yang diselenggarakan oleh perusahaan dalam dialog bisnis dengan para relasinya, peranan sekretaris sangat penting.

Dalam meniti karier sampai jenjang yang paling atas seorang sekretaris, disamping harus cekatan dan lincah diperlukan pula ilmu pengetahuan sekretaris yang mantap. Semakin tingginya persaingan profesionalisme dilapangan bisnis modern, menuntut keperibadia sekretaris yang mantap di sertai dengan rasa percaya diri yang tinggi. Selain itu,masih diperlukan kemampuan berintaraksi antar individu dalam kelompok serta efektif dan berkomunikasi dengan baik.

Oleh karena itu setiap individu perlu menyadari dan memahami bahwa Ia bertanggung jawab atas perkembangan pribadinya. Dalam proses pengembangan kepribadiannya meliputi proses penemuan diridan berfungsi sebagai keseluruhannya, mewujudkan dirinya dan mengembangkan perilaku agar mampu berperan serta secara aktif dalam masyarakat.

Seorang pemimpin sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan tugas-tugasnya agar dapat menyelesaikanya dengan baik. Dalam melaksanakan tugasnya seorang ikerjakan setiapharitanpa memerlukan perintah khusus,perhatian khusus ataupunpengawasan khusus.Tugas-tugas khusus meliputi : membuka surat,menerima tamu,menyimpan surat atau arsip,menerima telepon,menyusun dan membuat jadwal pimpinan.

·  Tugas-tugas khusus,yaitu tugas-tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dengan menyelesaikannya secara khusus dengan dimintaipendapatnya,pertimbangan dan pengalamannya.Tugas-tugas khusus tersebut diberikan karena adanya unsurkepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan.

·  Tugas-tugas istimewa,yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan .

·  Tugas resepsionis,yaitu menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan lewat telepon,menerima tamu,mencatat janji-janji untuk pimpinan dan menyusun acara kerja pimpinan.

·  Tugas keuangan,yaitu menangani urusan keuangan pimpinan dengan bank dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari

·  Tugas social

·  Tugas incidental,yaitu tugas mengenai penyelenggaraan rapat

·  Tugas sekretaris dalam business meeting yaitu tugas seorang sekretaris dalam mengorganisir suatu pertemuan.

Untuk melaksanakan tugas-tugas sekretaris yang begitu kompleks maka diperlukan pengetahuan yang sangat luas mengenai tugas-tugas tersebut.Sekretaris yang berperan sebagai pembantu pimpinan,harus mampu melaksanakan tugasnya dengan baik karena akan sangat berpengaruh terhadap kelangsungan hidup perusahaan .Disamping pengetahuan umumdan khusus yang dimiliki oleh sekretaris Ia juga harus mempunyai pengetahuan penunjang demi kelancaran pelaksanaan tugas–tugasnya.Maka dalam makalah ini akan diuraikan lebih luas mengenai pengetahuan penunjang yang perlu dimiliki oleh seorang sekretaris.

BAB II

ISI

PENGETAHUAN PENUNJANG

Pengatahuan penunjang harus dimiliki oleh sekretaris untuk memperlancar dalam pelaksanaan tugasnya.Diantaranya tugas-tugas yang memerlukan pengetahuan penunjang ialah:

A. Tugas Penerima Tamu

Sebagai seorang sekretaris harus menghormati para tamu yang berkunjung di kantor, serta dengan senang hati melayaninya. Untuk itu seorang sekretaris perlu mempelajari tata cara menerima tamu. Sehingga diharapkan tamu-tamu yang datang merasa senang dan mempunyai kesan baik. Sekretaris perlu memahami atau mengetahui sifat, kedudukan atau pangkat dan perilaku tamu yang datang ke kantor. Seorang sekretaris berkewajiban menayakan nama tamu yang datang ingin bertemu dengan pimpinan atau pejabat lain yang dimaksud sekaligus mengantar tamu tersebut kepada pimpinan atau orang yang akan ditemuinya. Pada waktu ditemuklan dengan pimpinan atau orang yang dimaksud, sekretaris menyodorkan catatan yang mencantumkan nama dari instansi mana dan apa maksudnya.

Setiap instansi mempunyai peraturan tersendiri dalam hal penerimaan tamu.Beberapa petunjuk umum bagi sekretaris untuk melayani tamu di kantor.

1. Sebagai prinsip dasar adalah menghormati setiap tamu yang datang di kantor.

Setiap manusia yang datang bertemu di kantor ingin di sambut dan di layani dengan baik sekaligus ingin di hormati. Sekretaris harus pandai-pandai berbicara agar tamu yang datang tidak tersinggung perasaannya. Namun demikian sekretaris perlu melaksanakan peraturan-peraturan yang berlaku di kantor. Sekretaris perlu memberitahukan peraturan-peraturan yang berlaku kepada setiap tamu yang berkunjung secara ramah dan bijaksana.

2. Melayani tamu menurut kepentingannya :

a. Tamu yang datang untuk minta dana/sumbangan

Tamu yang datang untuk minta dana atau sumbangan biasanya ingin bertemu langsung dengan pimpinan.berbagai macam alasan dikemukakan bahwa sumbangan yang diminta itu untuk kegiatan sosial, untuk HUT, untuk bantuan kamanusiaan dan lain sebagainya. Tamu tipe ini biasanya tidak mau perduli apakah pimpinan punya waktu untuk menemuinya atau tidak, pokoknya harus bertemu.

Cara terbaik untuk menghadapi tamu bertipe demikian, sekretaris melayani dengan sabar dan ramah, sambil menyodorkan formulir isian yang harus diisi oleh tamu tersebut. Formulir itu memuat nama, alamat, dari instansi mana, atau maksud sumbangan yang diminta, untuk kepentingan apa. Beritahukan bahwa pengisian formulir bagi para tamu adalah merupakan peraturan. Jadi sang tamu harus mengisinya. Apabila tamu memang minta sumbangan, maka tamu tersebut di persilahkan untuk menghubungi bagian lain yang memang khusus menangani dana (sumbangan). Jadi harus bertemu dengan pimpinan.

Apabila di perusahaan tidak ada bagian atau unit khusus untuk menangani sumbangan, maka sekretaris harus menghadapi dengan tegas tetapi tetap hormat dan sopan. Bila memang tidak ada anggaran untuk melayani sumbangan katakanlah terus terang dan harus siap menerima kata-kata sinis atau bahkan kemarahan dan tingkah aneh. Ingat! Jangan lekas terpancing yang pada akhirnya menimbulkan pertengkaran. Apabila masih ngotot dan ingin berbuat gaduh atau ribut, tinggalkan mereka dan segera hubungi SATPAM untuk mengamankan mereka.

Sekretaris perlu pula mengetahui bahwa sebuah perusahaan tidak mungkin terlepas dari kewajiban memberikan dana atau sumbangan-sumbangan. Yang pasti ada persediaan dana untuk itu, karena bila tidak perusahaan akan di cap sebagai perusahaan yang tidak tanggap terhadap lingkungan sekitarnya. Hal ini akan banyak mengalami kesulitan yang timbul bila sewaktu-waktu terjadi sesuatu hal yang tidak baik terhadap perusahaan. Jika belum ada anggaran untuk dana bantuan sumbangan sosial, maka sekretaris perli mengusulkan kepada pimpinan agar menyediakan dana untuk keperluan tersebut. Dana yang diberikan tidak perlu besar, cukup sekedarnya saja tetapi perlu ada. Biasanya dana bantuan untuk sumbangan dianggarkan untuk jangka satu tahun. Apabila diperusahaan terdiri atas beberapa unit kerja atau departemen, sebaliknya digilir agar tidak terlalu memberatkan beban kesekretariatan. Sekretarislah yang mengatur giliran tersebut.

b.Tamu yang datang untuk menawarkan barang atau jasa.

Pada umumnya tamu semacam ini sangat sopan dan menyenangkan. Mereka telah mendapat pelatihan keterampilan sebagai penjual barang atau jasa. Namun demikian tak jarang para penjual(salesman dan salesgirl) ini meminta untuk bertemu muka dengan pimpinan. Mereka ingin bicara langsung dengan orang yang mempunyai wewenang membuat keputusan dalam tawar menawar. Seringkali mereka sendiri menawarkan"komisi khusus" yang hanya pantas dibicarakan empat mata dengan pimpinan. Biasanya dalam hal pembelian di suatu perusahaan ada unit khusus yang manangani, sehingga tidak akan menemui kesulitan. Setelah mereka mengetahui mengenai hal tersebut, mereka tidak akan mendesak untuk bertemu dengan pimpinan. Sebagai sekretaris perlu mengatur taktik dan strategi dalam melayani tamu beraneka ragam perilakunya.

c.Tamu yang ingin membeli barang

Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak bertingkah. Mereka minta diperhatikan, diistimewakan, minta ingin dipertemukan dangan pimpinan dsb. Umumnya pembelian barang di tangani oleh bagian penjualan atau pemasaran. Untuk hal tersebut bawalah tamu kebagian pembelian. Jangan lupa, sebagai sekretaris perlu menawarkan minuman kepada tamu yang demikian.

3. Tamu aparat pemerintah

a. Yang bersifat kunjungan rutin

Biasanya mereka tidak minta bertemu dengan pimpinan, karena sifat bekerja rutin kepada siapa mereka menghubunginya untuk mendapatkan informasi. Akan lebih baik bila sekretaris memberi laporan kepada pimpinan, mungkin oimpinan ingin bertemu untuk menanyakan sesuatu hal yang penting mengenai peraturan yang belum jelas. Mungkin sekedar bertemu dan bersalaman sebentar agar pejabat yang berkunjung merasa senang karena di perhatikan. Hal ini akan membawa dampak positif dikemudian hari, bila sewaktu-waktu ada kepentingan perusahaan.

b. Yang bersifat kunjungan khusus.

Biasanya pejabat atau aparat pemerintah yang datang ini dalam bentuk rombongan dengan protokol. Sifat kunjungan tersebut, mungkin berupa kunjungan resmi dalam rangka peninjauan. Bahkan kedatangan rombongan mereka atas dasar undangan perusahaan. Dalam hal ini pimpinan perusahaan mutlak harus menyambut sendiri. Bahkan harus sudah siap di pinti masuk dalam pakaian lengkap artinya pakaian formal yaitu jas lengkap, sebelum para tamu turun dari kendaraan. Sebagai sekretari wajib mengatur tata upacara penyambutan tamu agar segala sesuatu berjalan dengan lancar. Hidangan makanan kecil dan minuman bahkan kenang-kenangan atau cendera mata perlu dipersiapkan. Kenang-kenangan di berikan bukan hanya bagi pejabat yang datang, tetapi semua anggota rombongan perlu di beri .Selanjutnya bila tamu-tamu tersebut harus menginap maka sekretaris harus secepatnya pesan(booking) hotel. Untuk tamu-tamu khusus pesanlah hotel yang berbintang kelas satu supaya kalau sampai terjadi sesuatu di luar dungaan maka perusahaan tidak dapat disalahkan.

4. Tamu-tamu teman pimpinan

Bagaimanapun juga sekali-kali pimpinan akan didatangi oleh temanya atau kanalan baik. Mungkin tamu tersebut teman bisnis, relasi mungkin juga teman sekolah dulu.Dalam hal ini sekretaris harus cukup menegenal tamu-tamu tersebut. Meskipun mereka sudah cukup kenal baik denghan pimpinan tetapi sebagai sekretaris harus perlu bertanya dulu kepada pimpinan apakah tamu tersebut boleh menemui sekarang. Mungkin pimpinan sedang sibuk, sang tamu harus manunggu. Biasanya tamu yang demikian cukup baik dan sopan. Yang perlu diperhatikan adalah perilakunya yaitu akan menghambat tugas-tugas pimpinan ataukah sekedar kangen atau ada urusan bisnis penting.

Sekretaris merupakan penyaring para tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Bersikaplah ramah kepada semua tamu yang datang. Tugas sekretaris adalah sebagai penghubung para tamu yang datang. Tugas pelayanan penerima tamu bagi seorang sekretaris adalah untuk membantu pimpinan dalam menggunakan waktu secara efektif dan efisien.

B. Tata Ruang Kantor

Para ahli ilmu jiwa berpendapat bahwa lokasi fisik atau tata ruang tempat orang bekerja mempuinyai pengaruh terhadap sikapnya.,produktivitasnya dan pergaulamya dengan yang lain. Kantor-kantor mederen dirancang dan di bangun sesuai dengan perkembangan tehnologi. Rancangan kantor-kantor moderen adalah kantor terbuka sehingga mempermudah komunikasi dan terjalinnya kerja yang harmonis.

Human Miller and human Miller Inc., perusahaan perancang kantor yang terkenal taraf Internasional, berkedudukan di Zeeland, Michigan, adalah seorang penganjur utama konsep kantor terbuka. Miller menjelaskan bahwa kantor yang kita kenal sekarang ini sudah berumur lebih dari seratus tahun. Pada mulanya kantor adalah sekumpulan orang yang bekerja dalam satu ruangan yang penuh, memakai pena dan tinta untuk menulis dengan tangan dalam buku-buku besar dan membuat hitungan yang rumit. Tidak ada mesin tik, tiak ada mesin hitung, meja kantor yang pantas, alat-alat reproduksi, dan sedikit pengertian mengenai pengaruh lokasi serta kenyamanan bagi para pekerja.

Konsep kantor terbuka dapat menimbulkan salah pengertian. Ini bukan sekedar suatu ruangan tanpa tembol dengan meja-meja yang ditaruh sembarangan. Kantor terbuka merupakan suatu konstruksi yang memberikan keterbukaan untuk mempermudah berkomunikasi dan pertemuan, namun sekaligus menjamin kebebasan pribadi. Kebebasan pribadi diciptakan dengan pemasangan sekat-sekat yang dapat dipindahkan atau digeser. Sekat-sekat tersebut menghindarkan para manajer dari isolasi tembok tertutup dan perasaan tidak enak yang menghinggapi seseorang bila dalam ruangan sama sekali terbuka.

Keuntungan yang diperoleh dari kantor terbuka adalah:

1. Kantor terbuka memungkinkan perubahan terus-menerus dengan biaya minimum setelah pola dasarnya ditetapkan.
2. Adanya kenyamanan karena sirkulasi udara cukup lancar,penerangan merata,kursi dan meja yang enak dipakai,memperbaiki semangat kerja dan cenderung menghilangkan sebagian dari perselisihan yang timbul akibat tempat kerja terlalu berdekatan.
3. Arus perkerjaan lebih lancar dan hal-hal yang saling berkaitan dapat ditempatkan sedemikian rupa sehingga pekerjaan dapat dengan mudah beralih dari seksi yang satu keseksi yang lain.
4. Penyeliaan lebih mudah diadakan karena penempatan penyelia memungkinkannya melihat apa yang dikerjakan oleh semua pegawainya
5. Adanya rasa keindahan karena hal-hal yang kecil membentuk kepribadian suatu kantor.

Kantor terbuka dapat dibuat sedemikian rupa sehingga mencerminkan selera perseorangan dari para manajer maupun pegawainya. Apabila tata tertibnya luwes, maka sekat-sekat yang beraneka ragam dengan diselingi berbagai tanaman hidup dan pengaturan meja dapat diserahakn pada tiap pegawai masing-masing, ruang kerja menjadi suatu ruang pribadi sehingga pegawai atau karyawan yang paling rendahpun merasakan kebanggaan pribadi dan memperoleh kepuasan.

C. Persyaratan Pengembangan Sumber Daya Manusia

Bagi sekretaris atau para plmplnan unit kerja harus mampu mengembangkan sumber daya manusia. Sekretaris perlu ikut andil dalam pengembangan sumber daya manusia. Untuk itu mengembangkan SDM diprelukan 15 persyaratan:

1. Perlu adanya uraian tugas(job discription) yang jelas untuk anak buah supaya tugas-tugas terlaksana sebaik mungkin.
2. Perlu adaya wewenang dan tanggung jawab yang jelas bagi anak buah dalam melaksanakan tugas,antara wewenang dan tanggung jawab harus ada keseimbangan
3. Adanya aturan main yang harus ditaati baik oleh pimpinan maupun anak buah.Baik berupa peraturan tertulis,tidak tertulis,kebijaksanaan,perintah,atau instruksi tanpa adanya disiplin atau ketaatan terhadap peraturan pimpinan yang telah disepakati bersama maka organisasi tidak akan berjalan dengan .
4. Adanya garis komando yang jelas yaitu siapa yang berhak memerintah dan bertanggung jawab kepada siapa.
5. Adanya sasaran atau tujuan jelas organisasi yang harus di informasikan oleh pimpinan kepada anak buah, bukan hanya jelas bagi pimpinan.
6. Balas jasa bagi bawahan/anak buah berdasdarkan prestasi adil dan wajar
7. Harus ada kesesuaian antara motivasi individu dengan perusahaan/organisasi
8. Wewenang yang dilimpahkan harus benar-benar didasarkan pada kemampuan anak buah
9. Wewenang harus merupakan yang mengikat dan jenjang atas kebawah, karena wewenang berarti adanya hak untuk mengatur anak buah sesuai dengan jenjang organisasi.
10. Setiap anak buah harus merasa dibutuhkan dan di hargai oleh pimpinan
11. Anak buah perlu merasa tenteram dan tenang dalam situasi serta lingkungan yang sehat
12. Harus tercipta kegairahan kerja serta inisiatif untuk berkembang
13. Perlu diciptakan semangat senasip sepenanggungan dalam mengemban tugas dan menghindari komplik antara pimpinan dengan anak buah
14. Kembangkan adanya rasa tanggung jawab bersama dalam organisasi, prestasi, atau sukses usaha yang memungkin adanya kemajuan organisasi
15. Ciptakan suasana kekeluargaan, sehingga bawahan tidak hanya dinilai sebagai anak buah yang harus diperintah. Perlakukanlah anak buah sebagai mitra usaha, sehingga ada rasa ikut memiliki.

D. Guntingan surat kabar dan Majalah(Kliping)

Disamping tugas- tugas pokok yang cukup banyak, seorang sekretaris perlu melakukan kliping mengenai berita-berita penting yang berkaitan dengan kantor atau perusahaanya.Pekerjaan kliping tidak harus dikerjakan sendiri, tetapi dapat menugaskan seseorang karyawan. Namun demikian sekretaris perlu membaca kliping tersebut agar dapat mengikuti perkembangan dalam masyarakat. Untuk melakukan kliping surat kabar dan majalah perlu mengetahui caranya, sehingga dapat diperoleh informasi yang diperlukan, dan sewaktu-waktu di butuhkan oleh pemimpin dapat ditemukan kembali secara cepat.

Secara sederhana tugas-tugas yang berhubungan dengan kliping adalah:

• Menghimpun surat kabar dan majalah
• Membaca berita di surat kabar, majalah, brosur dan sebagainya untuk menemukan masalah yang di butuhkan
• Memberi tanda pada bagian yang akan digunting
• Mencantumkan nama surat kabar dan majalah serta tanggal penerbitannya
• Menempelkan pada kertas atau buku khusus kliping
• Mencantumkan kode penggolongan masaklah dan nomor urut jumlah guntingan suatu masalah
• Memasukkan bukun kliping ke dalam lemari katalog
• Memelihara semua berkas kliping

Urutan pelaksanaan tugas:

1. Petugas membaca surat kabar atau majalah untuk menemukan masalah yang dibutuhkan. Kadang-kadang dengan hanya membaca judulnya saja sudah dapat menentikan perlu tidaknya berita itu di gunting dan sekaligus dapat mengklasifikasikan pokok masalah apa. Akan tetapi ada kalanya tidak cukup hanya membaca judulnya saja melainkan harus membaca isi keseluruhan berita untuk menentukan lebih lanjut perlu tidaknya di gunting untuk di kliping.
2. Apabila berita itu dianggap penting untuk perusahaan, maka berita diberi garis merah pada sudut karangan atau judul. Jangan lupa mencantumkan nama surat kabar atau majalah serta tanggal terbit.
3. Pada waktu akan menggunting perlu diperhatikan terlebih dahulu halaman dibaliknya untuk meneliti ada tidaknya masalah yang perlu di gunting pula.apabila dihalaman baliknya masih terdapat sambunganya atau keterangan lebih lanjut maka sambungan tersebut dapat di ketik atau di fotokopy, kemudian di jadikan satu dengan berta dihalaman muka atau mencari surat kabat dan majalah lagi yang memuat berita atau keterangan yang sama. Setelah itu di gunting kemudian dijadikan satu dengan berita yang dimaksud
4. Setelah disusun secara kronologis dan sistematis, baru diberi kode pokok masalah. Apabila uraian berita terdiri dari berbagai halaman dan telah tersusun secara kronologis dan sistematis, hal ini tidak perlu di gunting, tetapi diberikan map khusus dengan diberi kode pokok berita atau uraian
5. Guntingan berita atau kliping perlu dibuatkan kartu katalog rangkap dua yang didalamnya memuat:
• Kode penggolongan pokok masalah
• Nomor urut pokok masalah
• Nama pengarang/sumber berita(koran atau majalah)
• Tanggal terbit
• Judul berita atau karangan diketik dengan huruf besar semua.kartu katalog berukuran 7_1/2 cm x 13 cm

6. Kartu-kartu katalog disusun dalam lemari dengan cara:

• Kartu pertama disusun menurut abjad pengarang/sumber berita
• Kartu kedua disusun menurut abjad judul
• Antara kartu katalog yang berbeda golongan pokok masalahnya diberi sekat karton berwarna agar memudahkan pencarian

7. Semua guntingan disimpan dalam map sesuai dengan pokok masalahnya dan akhirnya map-map ini disimpan dalam lemari sesuai urutan abjad pokok masalah.

E. Meniti Karier Melalui Sikap Bersahabat dan Menyenangkan

Menaruh perhatian, menghargai orang lain dan bersahabat adalh sikap yang harus dimilioki untuk menunjang karier .Apalagi bila ditambah dengan penampilan yang serasi dan ceria. Sebenarnya sikap tersebut berlaku untuk siapa saja, selama menjadi karyawan bila ingin berhasil meniti karier.

Untuk meniti karier, seseorang harus memiliki sikap positif, misalnya menyenangi pekerjaan, menghargai tugas yang dipercayakan dan berusaha terhadap perbaikan kerja. Dalam melaksanakan tugas yang dipercayakan anda biasanya banyak menghadapi masalah. Tugas sekretaris justru harus mampu memecahkan masalah yang timbul dalam perusahaan anda. Sikap mental terhadap setiap masalah yang timbul harus positif, yaitu ikut berusaha sekuat teaga untuk dapat memecahkan masalah tersebut. Sikap positif yang dimiliki merupakan modal dasar untuk memberikan sumbangan dalam menyelesaikan tugas-tugan yang sulit.

Promosi jabatan dalam karier ditentukan atas dasar penilaian prestasi kerja. Namun demikian penilaian yang dilakukan oleh atasan justru tidak berdasarkan prestasi kerja saja, melainkan sikap positif mengenai perilaku, sikap bersahabat yang menyenangkan dan menghargai orang lain ikut menentukan pula. Sikap positif yang dimazksud misalnya bila mendapat undangan makan dan pada surat undangan tersebut ada tulisan "r.s.v.p", maksudnya perlu menyampaikan terima kasih atas undangan itu dan juga memberitahu bahwa anda bisa datang atau tidak karena berhalangan.

Tidak hanya sikap bersahabat dan menyenangkan serta pengetahuan tata krama dalam pergaulan saja, untuk menunjang karier, tetapi juga perlu pengembangan penampilan. Penampilan adalah sikap dalam bentuk pencerminan diri seseorang yang menimbulkan percaya diri yang simpatik. Untuk menunjang penampilan diperlukan usaha keras yang konsisten antara lain tidak mementingkan diri sendiri dan selalu menyenangkan orang lain.

Dalam pembicaraan tidak memotong pembicaraan atau menyela percakapan orang lain, dan bila terpaksa harus memotong pembicaraan karena sesuatu yang sangat penting menggunakan sopan santun sehingga yang bersangkutan dengan senag hati memberi waktu. Paling baik tunggu saat yang tepat untuk menyela yaitu saat mereka agak senggang tidak sedang dalam percakapan serius.

Selain perilaku yang simpatik, perlu pula diperhatikan sikap fisik, misalnya cara berdiri tegak dan anggun, gara duduk yang rapi dan sikap sopan santun. Cara berbusana sederhana tetapi tetap up to date dengan perlengkapan assesori yang serasi.

F. Pesona kesan pertama

Kesan pertama dari sekretaris denga kenalan baru biasanya terpatri selamanya dan sulit dilupakan. Oleh karea itu perkenalan awal yang kurang memuaskan tida mungkin menumbuhkan persahabatan.sebagai seorang sekretaris selalu berusaha agar perkenalan dengan orang baru memberi kesan yang menyenangkan.

G. Pengetahuan Komunikasi

Komunikasi berasal dari bahasa latin, yaitu Communicatio yang berarti pemberitahuan atau pertukaran pikiran. Istilah Commucatio bersumber dari kata communis yang arinya sama maknanya. Jadi sekelompok orang yang terlibat dalam komunikasi harus memiliki kesamaan makna, jika tidak maka komunikasi tidak dapat berlangsung. Bila seseorang menyampaikan pesan, pikiran dan perasaan kepada orang lain dan orang tersebut mengerti apa yang dimaksudkan oleh penyampaian pesan maka komunikasi berlangsung.

Pengertian komunikasi adalah suatu proses penyampaian pikiran dan perasaan oleh seseorang kepada orang lai dengan menggunakan lambang-lambang yang mempunyai arti bagi kedua belah pihak. Proses penyampaia tersebut pada umumnya manggunakan bahasa, karena bahasa menggunakan lambang yang dapat mewakili sesuatu, baik yang berwujud maupun tidak. Selain bahasa dapat juga digunakan gerak isyarat atau mimik dan pant mimik. Kounikasi dengan bahasa disebut komunikasi verbal sedangka komunikasi dengan menggunakan lambang disebut komunikasi non verbal.

Bagi sekretaris terutama perlu mengetahui dan menguasai tehnik komunikasi langsung (face to face). Jenis komunikasi ini yaitu

6. Komunikasi langsung antara seorang komunikator dengan seorang komunikan
7. Komunikasi kelompok yaitu komunikasi antara seseorang atau lebih dengan sekelompok orang secara tatap muka.

Keuntungan komunikasi antar pribadi untuk melakukan persuasi adalah terjadinya kontak pribadi, sehingga komunikator memahami , mengetahui dan mengkaji sejauh mana pesan yang disampaikan dapat diterima baik oleh komunikan. Dengan mengetahui, memahami dan mengkaji hal-hal tersebut, komunikator dapat memperbaiki sikap antara lain:

8. Mengontrol setiap kata dan kalimat yang diucapkan
9. Mengulangi kata-kata yang mempunyai maksud penting disertai berbagai penjelasan secukupnya
10. Memberi kepastian pengertian apa yang telah di ucapkan
11. Memberi intonasi kata-kata yang penting

Yang perlu dilakukan oleh komunikator agar dalam berkomunikasi berjalan lancar:

12. Berperilaku empatik yaitu memahami perasaan orang lain dan berperilaku simpatik
13. Tanamkan percaya pada diri sendiri tanpa pengaruh orang lain
14. Bersikap sebagai fasilitator yaitu memberi arah kemudahan
15. Apa yang di ucapkan harus dapat dipertanggung jawabkan
16. Apa yang dikemukakan berdasarkan fakta dan kebenaran
17. Tinggalkan rasa super, senang mengkritik da emosional

H. Pengetahuan perbankan Bagi sekretaris

Menurut Undang-Undang No.14 Tahun1967 tentang pokok-pokok perbankan, Bank adalah Lembaga keuangan yang memberi usaha pokok kredit bank dan jasa-jasa dalam lalu lintas pembayaran serta peredaran uang.

Pengatahuan perbankan yang perlu diketahui oleh seorang sekretaris adalah:

18. Membuka Rekening Koran dan Giro. Rekening koran adalah perkiraan dalam pembukuan bank yang mengadministrasikan dana nasabah atau dana yang disediakan bank untuk para nasabahnya. Dana tersebut sewaktu-waktu dapat diambil atau disetor kembali ke bank yang bersangkutan. Rekening Giro adalah perkiraan dalam pembukuan bank yang mengadministrasikan nasabah.

Yang dimaksud dengan giro adalah simpanan dana atau uang pada bank yang dapat diambil setiap saat dengan melalai cek,atau surat perintah membayar uang atauun dengan cara pemindahan pembukuan. Syarat untuk menjadi nasabah adalah mempunyai foto kopy KTP atau SIM,Surat Referensi dari bank lain atau instansi yang berwewenang,akta notaris pendirian perusahaan serta surat kuasa dari salah seorang atua direktur bila diperlukan. Selanjutnya calon nasabah menyetor sejumlah uang yang besaryna sesuai dengan ketentuan bank yang bersangkutan, dan setelah itu pihak bank memberi buku cek kepada nasabah bank.

19. Menyetor ke rekening Koran dan Giro. Sekretaris mengisi lembaran setoran yang biasanya dibuat dari kertas NCR ( no Carbon required ) pada lembaran tersebut tertulis jumlah uang yang disetor dapat berupa cek,uang tunai atau revelers check. Setelah diproses petugas bank,tembusannya diberikan kepada nasabah sebagai tanda bukti setoran uang. Selain cara seperti diatas,dapat pula dipergunakan buku setoran.
20. Menarik Uang Tunai. Tagihan-tagihan yang dilakukan oleh perusahaan dapat dilakukan dengan cek, karena cek termsuk tanda pembayaran yang lebih aman

Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang yang tercantum dalam cek. Setelah cek diserahkan kepada petugas bang seperti yang tercantum pada cek,pembawa atau pemilik cek mendapat uag sejumlah yang tercantum pada cek tersebut. Agar surat perintah membayar uang berlaku sebagai cek harus memenuhi peraturan syarat yang telah ditentukan antara lain nama perusahaan ataupun nama seseorang lengkap dengan alamat jelas yang biasanya dapat dicantumkan pada lembaran cek. Untuk mendapatkan catatan secara lengkap lembaran-lemabaran cek diberi nomor urut. Pengisian lembaran cek dapat ditulis tangan atau diketik. Pada cek yang salah penulisannya atau pengisiannya tulislah tanda"tidak berlaku atau "void", begitu pula pada struknya dan jangan dibuang begitu saja karena merupakan bukti.Untuk pembatalan pembayaran cek karena hilang atau dibatalkan sendiri,sekretaris harus segera menelepon ke bank agar tidak terjdi penyalahgunaan,kemudian mengisi formulir pembatalan. Untukmengetahui lebih lanjut tentang cek berikut ini diberikan keterangan bermacam-macam cek yaitu:

• Cek kosong yaitu cek yang tidak jaminan dananya sehingga pihak bank akan menolaknya
• Cek order yaitu cek yang memuat atas nama penerimaan pembayaran dengan atau tanp klausula kepada order. Cek ini dipindah tangankan dengan cara endosement. Yang dimaksud dengan klausula ialah ayarat khusus dalam perjanjian atau kontrak atau akta yang telah disetujui oleh pihak-pihak yang bersangkutan diluar peraturan perundangan-undangan.
• Cek pada pembawa ata cek unjuk yang mencantumkan atau tidak mencantumkan pembayaran yang di beri tanda klausula atau kepada pembawa
• Cek pembukuan ialah cek yang tidak di bayar dengan uang oleh ban tetapi nilai jumlah uang dibukukan dalam rekening koran dari penyetor cek tersebut.
• Cek silang adalah cek yang pada halaman muka di beri dua garis sejajar yang ditarik dari sisi kiri bawah ke sisi kanan atas, tanpa keterangan (silan umum) atau memuat "nama bank" (silang khusus) diantara garis itu. Cek silang khusus maksudnya cek tersebut hanya dapat diunangkan di bank yang namanya tercantum diantara dua garis silang. Cek silang khusus tidak dapat di ubah menjadi cek silan umum, tetapi cek silang umum dapat diubah menjadi cek silang khusus.

Perbedaan cek dengan Bilyet giro ialah:

a.Cek:

• Merupakan surat perintah dari nasabah kepada bank untuk membayar dengan uang tunai kepada orang yang ditunjuk atau penbawa cek tersebut.
• Dapat diuangkan langsung secara tunai
• Pembayaran oleh bank dapat dilakukan atas unjuk (dapat di endosir)
• Dikenakan biaya materai
• Dikenal adanya cek mundur
• Tudak dapat diuangkan pada bank yang bersangkutan sebelum di beri tanggal penerbitanya.

b. Bilyet giro:

• Bilyet giro merupakan surat perintah dari nasabah kepada bank untuk memindahka dananya kepada orang yang di tunjuk dan mempunyai rekening yang jelas pada bank tertentu
• Tidak dapat diuangkan langsung secara tunai
• Pemindah bukuan yang dilakukan oleh bank hanya dapat dilakka atas nama (tidak dapat diendosir)
• Tercantum tanggal penerbitan dan tanggal efektif
• Bilyet giro dapat diserahkan bank sebelum tanggal efektif, jika tanggal efektif tersebut lebih awal dari tanggal penerbitanya
• Tidak dikenakan baya materai.

4. Mencocokkan rekening koran dan giro

Secara berkala bank mengirimkan rekening koran giro kepada nasabah untuk mencocokkan atau mengecek kebenaran uang nasabah yang ada dibank di mana nasabah membuka rekening koran.

Yag perlu diperhatikan dalam mencocokkan posisi keuangan dalam rekening koran giro adalah:

• Jumlah saldo pada permulaan periode yang bersangkutan
• Penyetoran dan pengambilan uang
• Biaya-biaya jasa yang harus ditanggung nasabah
• Saldo terakhir.

Sedangkan untuk rekening cara mencocokkanya adalah:

• Cocokkan uang yang telah diambil atau dikeluarkan dengan potongan-potongan cek (struk) yang bersisa pada buku cek.
• Buatlah daftar mengenai cek-cek yang telah dikeluarkan, tetapi belum dimasukkan kerekening bank yang bersangkutan disertai jumlahnya. Jumlah tersebut di kurangkan dengan saldo bank pada rekening tersebut.

5. Membuka Deposito

Seorang sekretaris perlu pula mengetahui tentang deposito. Deposito adalah simpanan uang seorang deposan pada bank, yang penarikannya hanya dapat dilakukan setelah jangka waktu tertentu, menurut perjanjian antara deposan dengan bank yang berkepentingan. Deposan dapat perseorangan ataupun badan. Deposan menerima bunga yang besarnya diatur sesuai dengan lamanya uang disimpan di bank yang bersangkutan. Prinsipnya, makin lama menyimpanya makin tinggi bunganya dan sebaliknya.

Macam-macam deposan yaitu:

• Time deposit,adalah deposit berjangka yang terikat oleh waktu yang telah ditentukan. Apabila waktu yang telah ditentukan telah tiba atau telah abis maka deposan dapat menarik uang yang di depositokan.
• Deposito on Call ialah simpanan uang yang tetap di bank selama belum diperlukan oleh penyimpan. Hal tersebut tergantung pada perjanjian antara penyimpanan uang dan bank yang berkepentingan
• Demand deposit, atau disebut juga rekening koran yaitu dimana penyimpan dapat menarik atau menimpan uang setiap saat.

I. Jasa perbankan

Usaha pokok perbankan ialah memeberikan kredit dan jasa-jasa dalam lalu lintas pembayaran dan peredaran uang. Lalu lintas pembayaran dan peredaran uang terdiri atas:

• Pengiriman uang dalam negeri.

Salah satu pelayanan bank kepada masyarakat adalah kesediaan melaksanakan perintah dari para nasabahnya untuk mengirimkan uang, baik dalam bentuk rupiah maupun valuta asing yang ditujukan kepada pihak lain di tempat yang berlainan.

b.Incasso (collection)

Incasso ialah pemberian kuasa kepada bank oleh perusahaan ataupun perseorangan untuk menagih uang, atau meminta persetujuan pembayaran (akceptasi) atau menyerahkan begitu saja kepada yang bersangkutan di tempat lain atas surat-surat berharga, baik dalam bentuk rupiah maupun valuta asing seperti wesel, cek, surat akcept atau kesediaan untuk membayar utang yaitu janji membayar utang.

c.Pembukaan letter of Credit (L/C)

Pembukaan L/C di bagi menjadi:

§  L/C-DN merupakan salah satu bentuk jasa bank yang di berikan kepada masyarakat untuk memperlancar arus pengadaan barang dari satu tempat ke tempat lainya terutama antar pulau di dalam negeri.

§  Manfaat L/C-DN, ialah untuk menampung kesulitan yang memberatkan pihak penjual dalam transaksi jual beli di dalam negeri .

§  Jenis L/C-DN yaitu dapat di tarik kembali atau tidak dapat di tarik kembali, disetujui dan tidak di setujui, umum atau catatan khusus, dapat dipindahtangankan kepada orang lain dengan cara indosemen atau non assignable.

d. delegasi kredit

Delegasi kredit yaitu kuasa dari badan hukum atau seseorang kepada bank untuk melakukan pembayaran kepada badan hukum atau seseorang di tempat lain secara berkala, sejumlah uang dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Pembukuannya dapat dibebankan kepada rekening giro, tabungan biasa atau bunga deposito.

e. letter of credit (L/C) luar negeri

Letter of credit merupakan warkat berharga yang diterbitkan oleh sebuah bank atas permintaan pihak pemakai jasa atau pembeli yang diajukan kepada pihak ketiga lainnya, yang mengakibatkan bank pembuka letter of credit untuk keperluan melakukan pembayaran kepada pihak ketiga atau ordernya, atau harus membayar, mengaksepkan atau mengambil alih wesel-wesel yang ditarik oleh pihak ketiga dan memberi kuasa kepada pihak bank lain untuk melakukan pembayaran yang dimaksud, atau membayar, mengaksep atau melakukan negosiasi wesel-wesel tersebut atas penyerahan dokumen-dokumen yang ditentukan, sesuai dengan syarat dan kondisi dari kredit yang bersangkutan. Cara pembayaran dengan letter of credit merupakan cara yang paling aman untuk kelancaran transaksi perdagangan luar negeri. Letter of credit adalah surat yang memberi hak kepada eksportir untuk menarik wesel atas nama importir untuk sejumlah uang seperti yang tercantum dalam letter of credit tersebut. Setelah pihak eksportir memenuhi syarat yang telah ditentukan dalam letter of credit tersebut. 

J. Cara Mengatasi Stress Bagi Tenaga Eksekutif

Istilah eksekutif sering melahirkan konotasi status, wewenang, tanggung jawab, kekuasaan dan semacamnya. Begitu pula untuk jabatan sekretaris eksekutif. Seseorang dengan jabatan eksekutif, termasuk sekretaris eksekutif telah akrab dengan berbagai macam persoalan yang bersumber dari tugas yang dibebankan kepadanya. Baik beban karena jabatan ditempat kerja, beban kerja karena jabatan di organisasi-organisasi luar yang mungkin berhubungan dengan jabatan di kantor ataupun tidak, beban tanggung jawab keluarga maupun beban sosial tertentu di masyarakat bertolak dari kedudukannya. 

Di dalam sistem nilai masyarakat eksekutif tidak dapat bersikap dan berperilaku seenaknya sendiri. Bagaimanapun keadaannya masyarakat mengaharapkan agar seorang eksekutif akan selalu rasional, bersikap bijak dan selalu mengendalikan perasaan. 

Beban moral adalah konsekuensi jabatan. Dengan menduduki jabatannya seorang eksekutif mempunyai beban moral untuk memenuhi kualifikasi tertentu yang berkaitan dengan tanggung jawab atas tugasnya dan jabatan yang dipercayakan kepadanya. Seorang sekretaris junior misalnya harus mengalami dulu masa pendadaran melalui berbagai macam pelatihan dan pendidikan, sebelum sepenuhnya menjadi seorang sekretaris eksekutif. Dalam masa pelatihan sekretaris junmior belajar mengenali dan memahami segala macam aspek jabatan sebagai sekretaris. Dalam masa orientasi pengenalan dan pemahaman tugas tersebut dapat melalui pelatihan dan pendidikan yang diprogramkan atau melalui pengembangan diri berdasarkan pengamatan dan pengalaman selama masa pengenalan dan pemahaman tugasnya sebagai seorang sekretaris. 

Pada masa sekarang diharapkan sekretaris memahami bahwa setiap aspek jabatan mempunyai beban tertentu seperti waktu, penyelesaian tugas dengan baik, menerapkan metoda atau prosedur tertentu dan mempengaruhi orang lain. Setiap tugas yang diselesaikan dengan baik akan menghasilkan kepuasan dan menghilangkan beban yang dibawa tugas tersebut. Tugas-tugas yang tidak terselesaikan secara tuntas akan mengakibatkan adanya rasa tidak puas yang pada akhirnya menimbulkan stress. 

Cara seseorang bereaksi terhadap suatu masalah berbeda antara yang satu dengan yang lainnya. Masalah yang sama juga akan memberi akibat berbeda bagi individu yang berlainan. Begitu pula cara mengatasi masalah tiap-tiap individu satu sama lain akan berbeda. Pengertian sehari-hari beban kerja tersebut dikenal dengan istilah stress. Stress dapat berdampak positif maupun negatif. Individu yang dapat memberikan reaksi positif terhadap stress diwujudkan dengan penyesuain diri terhadap situasi yang ditimbulkan. Kemampuan menyesuaikan diri akibat stress akan membentuk pribadi yang mantap dan matang. Dengan kematangan dan kemantapan pribadi akan meningkatkan produktivitas pada bidang usahanya, menyerasikan hubungan sosial pada hubungan universal, dan bertambahnya rasa senang dan tenteram. Sebaliknya jika stress membawa reaksi negatif, akan menimbulkan gangguan-gangguan pada pribadinya dan akibatnya akan menurunkan produktivitas kerjanya disamping akan menekan segala perasaan yang berakibat fatal dalam membina karirnya. Seseorang yang stress di tempat kerja sangat umum kalau kemudian mencari kehangatan di dalam keluarganya dengan cara makan bersama di restoran atau pergi piknik. Hal semacam ini dilakukan untuk mencari keseimbangan antara kesibukan karena beban kerja dengan keserasian dalam membina keluarga. 

Dalam kegiatan sehari-hari seseorang terlibat dalam pekerjaannya dan berbagai macam persoalan timbul. Persoalan tersebut berkaitan dengan lingkungan kerja. Sebagai seorang sekretaris harus mampu menciptakan suasana lingkungan kerja yang baik agar dapat mengurangi timbulnya stress. Sebenarnya salah satu penyebab seorang eksekutif dapat terkena stress ialah karena ia menjadi manager puncak. Sebagai manager puncak ia harus bertanggung jawab kepada dirinya sendiri, bukan kepada orang lain atas segala sesuatu yang diputuskan dan dikerjakan. Apabila ia masih dapat bertanggungjawab kepada orang lain berarti ia masih berlindung kepada orang lain dengan cara minta pendapat atau nasehat atasannya. Oleh karena itu untuk dapat menjadi seorang eksekutif yang matang dalam pandangan, emosi, sikap, tindakan dan pengambilan keputusan diperlukan pengalaman.

Stress merupakan akibat dari kelebihan beban kerja, fisik maupun psikologis. Bentuk teringan akibat stress ini adalah timbulnya rasa jenuh. Selain itu menurunnya ketahanan fisik sering menimbulkan gejala yang aneh seperti hilangnya semangat, acuh tak acuh, sering lupa dan sebagainya. Akibat lain adalah timbulnya penyakit jantung yang banyak diderita oleh para pejabat.

Cara untuk meringankan akibat stress adalah sebagai berikut:

1. Perlu mengadakan hubungan interpersonal yang dapat mendorong semangat. Beban berat yang melampaui kemampuan perlu ditampung bersama orang lain. Untuk mengurangi ketegangan seorang eksekutif dapat berolahraga atau piknik. Kehangatan hubungan interpersonal sangat berarti sebagai pendorong untuk mengurangi keadaan stress.
2. Mempelajari dimanika organisasi yang menjadi sumber stress dan mencoba mencari jalan keluar. Miksalnya wewenang atau tanggung jawab yang kurang jelas harus diperjelas, instruksi yang selalu disalahtafsirkan oleh bawahan harus dicari penyebabnya. Terlalu banyak atau sedikit tugas juga dapat menjadi sumber timbulnya stress. Mencari cara kerja baru yang lebih efektif merupakan cara lain untuk memecahkan persoalan. Perubahan semacam itu dapat menghilangkan rutinitas atau sifat menonton suatu pekerjaan. Dunia di luar kita selalu berubah dan kita dan dalam batas kemampuan masing-masing harus mengikuti perubahan-perubahan tersebut.
3. Menjaga kondisi baik fisik maupun psikis. Dengan makan bergizi baik maupun kebiasaan berdisiplin untuk bekerja maupun banyak bersantai berguna dalam menghadapi stress. Cara kita bereaksi terhadap stress juga perlu diperhitungkan.

Pada dasarnya tidak dibatasi sikap menghadapi stress. Seorang eksekutif harus menyadari bahwa bukanlah situasi stress yang merugikan, tetapi cara orang bereaksi terhadapnya. Banyak orang mengalami stress yang sama, tetapi akibatnya berlainan. Hal ini karena pengalaman mereka masing-masing berbeda. Setiap eksekutif harus memahami kemampuan pribadi masing-masing. 

Untuk mengalihkan kejenuhan dan ketegangan perlu istirahat bersama keluarga. Stress yang dapat menimbulkan berbagai akibat, perlu dipelajari sebab-sebabnya untuk selanjutnya dapat dikendalikan. Dengan cara pengendalian diri inilah hidup menjadi tenang dan yang paling penting, stress dapat dihilangkan.